Nonostante l’evoluzione tecnologica che ha investito il settore della logistica negli ultimi anni, in molti reparti aziendali la gestione degli ordini di trasporto avviene ancora attraverso modalità manuali. Il flusso operativo più comune prevede che l’operatore riceva un’e-mail con un allegato in formato PDF, dal quale estrae manualmente i dati essenziali come mittente, destinatario, quantità e tipo di merce. Questi dati vengono poi copiati e incollati nel sistema gestionale, richiedendo un’attenzione costante e una notevole quantità di tempo.
Questa pratica, sebbene consolidata, comporta diversi svantaggi: è lenta, soggetta a errori e spesso causa colli di bottiglia che compromettono l’efficienza dell’intero processo logistico. I rallentamenti si ripercuotono sulle fasi successive, come la pianificazione dei trasporti, l’assegnazione dei mezzi e la produzione della documentazione necessaria.
In sintesi, il vero limite non risiede nella complessità degli ordini, ma nella ripetitività delle operazioni richieste. Una macchina può svolgere queste attività in modo più rapido, preciso e continuo, lasciando agli esseri umani il compito di prendere decisioni e supervisionare le eccezioni.
L’intelligenza artificiale applicata all’automazione dei flussi informativi
La soluzione tecnologica sviluppata da GEP Informatica sfrutta le potenzialità dell’intelligenza artificiale per automatizzare e semplificare l’inserimento degli ordini di trasporto. L’obiettivo non è sostituire l’operatore, ma supportarlo, liberandolo da compiti meccanici e ripetitivi a basso valore aggiunto.
Il sistema intelligente è in grado di acquisire input da diverse fonti: e-mail aziendali, interfacce web di caricamento file, messaggi vocali o di testo provenienti da strumenti di comunicazione come WhatsApp. Una volta ricevuto il documento, il sistema ne legge il contenuto, identifica e classifica i dati più rilevanti secondo parametri configurabili (mittente, località di consegna, peso, quantità, merce), li interpreta e li struttura in un ordine che viene automaticamente caricato nel sistema.
Il flusso è completamente automatizzato e consente di processare un ordine in pochi secondi, con un altissimo grado di affidabilità.
Questa architettura consente al sistema di apprendere nel tempo, migliorando le performance in base ai feedback ricevuti e ai dati storici.
Dal riconoscimento all’azione
Il sistema supporta attualmente tre modalità principali di acquisizione degli ordini, che possono essere combinate o alternate in funzione delle preferenze dei clienti e del livello di digitalizzazione delle loro strutture:
- Email: l’ordine viene inoltrato via posta elettronica, con o senza allegati. L’intelligenza artificiale esegue un parsing del contenuto testuale e dei file, estraendo i dati necessari in modo autonomo.
- Upload manuale: il mittente accede a un portale web dove può caricare direttamente il documento contenente l’ordine. Il sistema effettua una scansione intelligente del file, riconosce la struttura del documento e ne interpreta il contenuto.
- Messaggi vocali o testuali: grazie a moduli di riconoscimento vocale già integrati, è possibile gestire anche ordini ricevuti via nota vocale o tramite messaggi di testo incollati da chat o da documenti. L’audio viene convertito in testo, elaborato e inserito nel gestionale, senza intervento umano.
Queste modalità rendono il sistema estremamente flessibile e capace di adattarsi a scenari molto eterogenei, anche in assenza di standard documentali rigidi. In più, l’AI è in grado di apprendere da documenti precedenti, affinando progressivamente le proprie capacità interpretative.
Vantaggi dell’automazione: efficienza e qualità dei dati
Il vantaggio più immediato dell’automazione è il risparmio di tempo. Se un operatore impiega in media 2-4 minuti per inserire un ordine, il sistema basato su intelligenza artificiale esegue la stessa operazione in meno di 10 secondi, senza rischi di errore umano e con elevata precisione.
Su volumi elevati, questo si traduce in un recupero significativo di ore uomo che possono essere riallocate su attività analitiche, di gestione o miglioramento continuo. Inoltre, la qualità e l’omogeneità dei dati inseriti migliorano l’intero ciclo logistico: la pianificazione dei trasporti diventa più accurata, la tracciabilità aumenta e le risorse vengono utilizzate in modo più efficiente.
L’automazione riduce anche il numero di anomalie, ritardi e attività correttive, migliorando la qualità percepita dal cliente finale. Non da ultimo, la disponibilità di dati affidabili e aggiornati in tempo reale facilita l’integrazione con altri sistemi aziendali e favorisce l’analisi predittiva.
Un’implementazione leggera, senza rivoluzioni infrastrutturali
Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, adottare un sistema di inserimento ordini basato su AI non comporta una rivoluzione tecnologica. Il sistema si innesta sull’infrastruttura esistente, comunica con i software gestionali già in uso e si configura in modo da rispettare le procedure operative già attive.
L’avviamento avviene in maniera graduale, il sistema viene addestrato utilizzando documenti reali dell’azienda, adattandosi al contesto specifico. Dopo una breve fase iniziale di setup, la soluzione è pienamente operativa e in grado di garantire risultati misurabili.
L’adozione dell’intelligenza artificiale nell’inserimento automatico degli ordini di trasporto rappresenta oggi un’evoluzione naturale per le aziende che vogliono ottimizzare i propri processi, migliorare la qualità del dato e ridurre i costi operativi. Non si tratta di una visione futuristica, ma di una soluzione tecnologicamente matura, già attiva in contesti reali e scalabile a seconda delle esigenze aziendali.
Il primo passo è semplice, basta richiedere una demo su casi reali dell’azienda, utilizzando i documenti normalmente in uso. Questo consente di verificare l’efficacia del sistema, valutare i tempi di elaborazione e stimare il ritorno sull’investimento in modo concreto e trasparente. Basta compilare il form in fondo alla pagina
