Secondo uno studio condotto dalla Warsaw University of Life Sciences, un WMS può ridurre fino al 20% i costi operativi di un magazzino, aumentando al contempo la precisione e la velocità delle operazioni. Sappiamo quindi che l’’implementazione di un Warehouse Management System (WMS) è uno dei passi più critici e strategici per le aziende che desiderano digitalizzare i propri processi logistici, migliorare l’efficienza operativa e ridurre gli errori. Ma sappiamo anche che molti manager però, sono preoccupati che il passaggio a un nuovo sistema possa interrompere l’operatività quotidiana del magazzino, causando ritardi e disservizi.
La buona notizia è che, con una pianificazione attenta e una gestione oculata del cambiamento, è possibile integrare un WMS senza compromettere le attività quotidiane.
Un’implementazione efficace inizia dalla definizione chiara di obiettivi e requisiti. Ecco un percorso strutturato per garantire una transizione graduale:
1. Analisi preliminare e progettazione della soluzione
Ogni magazzino ha specificità uniche, perciò è importante iniziare con un’analisi approfondita dei flussi operativi, delle esigenze aziendali e delle criticità esistenti. In questa fase, il fornitore del WMS lavora a stretto contatto con il cliente per progettare una soluzione su misura, che tenga conto non solo delle operazioni quotidiane ma anche degli obiettivi strategici a lungo termine.
2. Creazione del team di implementazione
Oltre che il fornitore, anche il cliente dovrebbe creare un team dedicato, con ruoli ben definiti, è essenziale per il successo. Questo include:
- Responsabile dell’intero progetto.
- Responsabile del magazzino, che fornisce input operativi critici.
- Referente IT, che si occupa dell’integrazione con altri sistemi aziendali.
- Key users, figure chiave che verranno formate per utilizzare il sistema e formare successivamente gli altri operatori.
3. Simulazioni e test
Prima del go-live, è necessario testare il sistema in un ambiente simulato. Questo permette di individuare eventuali criticità, verificare la configurazione delle regole operative e preparare gli utenti al cambiamento. Inoltre, una fase di test ben pianificata riduce al minimo i rischi di errori durante la fase operativa.
4. Formazione degli operatori
La formazione è spesso sottovalutata, ma rappresenta uno degli elementi chiave per un’implementazione di successo. Gli operatori devono comprendere a fondo il funzionamento del nuovo sistema, le sue logiche e il modo in cui semplificherà il loro lavoro quotidiano. Sessioni di formazione pratiche e simulate consentono di ridurre il periodo di adattamento.
5. Pianificazione del go-live
La transizione deve avvenire in modo graduale, evitando di sovraccaricare il personale con troppe novità contemporaneamente. È consigliabile un approccio a fasi, ad esempio iniziando con una parte del magazzino o con un numero limitato di operazioni, per poi estendere il sistema all’intera struttura.
Consigli pratici per evitare interruzioni
- L’utilizzo di indicatori di performance (KPI) consente di monitorare l’implementazione e individuare tempestivamente eventuali criticità. Ad esempio, il tempo di prelievo medio, la saturazione del magazzino o il tasso di errori, confrontati con i dati precedenti all’implementazione del sistema WMS, possono fornire preziose indicazioni sull’efficacia del sistema.
- La resistenza al cambiamento è naturale, ma può essere superata coinvolgendo il personale fin dalle prime fasi del progetto. Comunicare i vantaggi concreti del nuovo sistema, come la riduzione degli errori o l’ottimizzazione dei percorsi, aiuta a ottenere il consenso degli operatori.
- Un partner tecnologico affidabile deve garantire assistenza costante, soprattutto durante le prime settimane di utilizzo del nuovo sistema. La rapidità nel risolvere eventuali problemi è fondamentale per mantenere alta la fiducia del team.
I benefici di un WMS implementato correttamente
Un WMS ben integrato consente di:
- Ottimizzare i processi operativi, riducendo i tempi di prelievo e di movimentazione.
- Migliorare l’utilizzo dello spazio, grazie a logiche avanzate di allocazione delle scorte.
- Garantire tracciabilità e controllo in tempo reale su tutte le operazioni.
- Ridurre i costi operativi, migliorando la produttività del personale e l’efficienza complessiva.
Implementare un WMS senza interrompere l’operatività del magazzino richiede pianificazione, competenze e un approccio collaborativo tra il cliente e il fornitore. Con la giusta strategia, le aziende possono non solo superare questa sfida, ma anche trasformare il magazzino in un centro di efficienza e innovazione. GEP Informatica, con oltre 40 anni di esperienza nel settore, offre soluzioni personalizzate per ogni tipo di esigenza logistica, garantendo supporto e risultati tangibili in ogni fase del progetto.
